Sposób podpisywania umowy finansowej
Zgodnie z komunikatem Narodowej Agencji Programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności z dnia 27 czerwca 2024 r.:
Narodowa Agencja Programu Erasmus+ i Europejskiego Korpusu Solidarności dopuszcza dwa sposoby podpisania umowy o udzielenie dotacji: elektronicznie, podpisem kwalifikowanym lub tradycyjnie – z koniecznością uzyskania notarialnego poświadczenia podpisu reprezentanta prawnego/reprezentantów prawnych podmiotu.
Narodowa Agencja rekomenduje podpisanie umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co może wpłynąć na skrócenie oczekiwania podpisania umowy przez Narodową Agencję.
Narodowa Agencja rekomenduje ten sposób podpisania umowy. Taka forma przyspieszy procedury związane z wypłaceniem zaliczki na poczet realizacji projektu.
W celu podpisania umowy należy:
1. Pobrać plik PDF z umową z systemu dokumentów OnLine FRSE.
2. Pobrany plik nie może nosić znamion modyfikacji, w tym podziału.
3. Zapoznać się z treścią umowy i załączników.
4. Sprawdzić poprawność danych w umowie – w przypadku zidentyfikowania błędów prosimy o niezwłoczny kontakt z opiekunem projektu.
5. Podpisać podpisem kwalifikowanym plik PDF z umową zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu. Wystarczy podpis w jednym miejscu w pliku.
6. W przypadku podpisania umowy o udzielenie dotacji przez inną osobę/inne osoby, niż te wynikające z reprezentacji prawnej podmiotu, należy załączyć pełnomocnictwo do podpisania umowy o udzielenie dotacji (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem).
7. Plik PDF z umową podpisaną przez reprezentanta prawnego beneficjenta powinien pozwolić na dalszą weryfikację i podpisanie umowy elektronicznie przez prawnego reprezentanta/prawnych reprezentantów FRSE.
8. Wysłać plik PDF z podpisaną umową pocztą elektroniczną na adresy: e-umowa-eks@frse.org.pl oraz opiekunki projektu DW w terminie 14 dni od dnia wysłania zawiadomienia o udostępnieniu umowy o udzielenie dotacji.
9. Nieprzesłanie podpisanej umowy o udzielenie dotacji we wskazanym terminie może zostać uznane za rezygnację Beneficjenta z podpisania umowy, co spowoduje wycofanie przyznanego dofinansowania.
10. Otrzymana od Państwa umowa zostanie zweryfikowana i podpisana przez prawnego reprezentanta/prawnych reprezentantów FRSE.
11. Po podpisaniu umowy przez drugą ze stron (tj. FRSE) plik PDF z podpisami obu stron (wersja elektroniczna) zostanie odesłany do Państwa pocztą elektroniczną na adresy e-mail prawnego reprezentanta/prawnych reprezentantów oraz koordynatora projektu, podane w „Ankiecie beneficjenta”, w systemie dokumentów OnLine FRSE.
W celu podpisania umowy należy:
1. Pobrać plik PDF z umową z systemu dokumentów OnLine FRSE.
2. Zapoznać się z treścią umowy i załączników.
3. Sprawdzić poprawność danych w umowie – w przypadku zidentyfikowania błędów prosimy o niezwłoczny kontakt z opiekunem projektu.
4. Wydrukować umowę o udzielenie dotacji w dwóch egzemplarzach (wszystkie strony umowy).
5. Podpisać – w obecności notariusza – umowę o udzielenie dotacji (poświadczenie własnoręczności podpisu na umowie) zgodnie z aktualną reprezentacją prawną organizacji w miejscach wskazanych w umowie oraz parafować każdą stronę umowy w obu egzemplarzach.
6. W przypadku podpisania umowy o udzielenie dotacji przez inną osobę/inne osoby, niż te wynikające z reprezentacji prawnej podmiotu, należy załączyć pełnomocnictwo do podpisania umowy (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem). Załączone pełnomocnictwo musi spełniać minimalne wymogi określone we wzorze FRSE.
7. Wysłać oba egzemplarze (wszystkie strony) umowy listem poleconym na adres Narodowej Agencji:
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Aleje Jerozolimskie 142A
02-305 Warszawa
z dopiskiem: „Europejski Korpus Solidarności – umowa nr ………” w terminie 14 dni od dnia wysłania zawiadomienia informującego o udostępnieniu umowy o udzielenie dotacji w systemie OnLine FRSE.
8. Nieprzesłanie podpisanej umowy o udzielenie dotacji lub przesłanie umowy bez notarialnego poświadczenia podpisu na umowie we wskazanym terminie może zostać uznane za rezygnację beneficjenta z podpisania umowy, co spowoduje wycofanie przyznanego dofinansowania.
9. Otrzymana od Państwa umowa zostanie zweryfikowana i podpisana przez prawnego reprezentanta/prawnych reprezentantów FRSE. Po podpisaniu umowy przez drugą ze stron (FRSE) jeden z egzemplarzy umowy finansowej zostanie odesłany do Państwa na adres wskazany w umowie o udzielenie dotacji.