1. Dokumenty są uznawane przez Narodową Agencję za aktualne, jeśli w chwili powołania się na nie są wydane lub potwierdzone w sposób, o którym mowa w pkt 2, nie wcześniej niż na 3 miesiące przed czynnością (np. zawarciem umowy).
2. Przygotowując dokument, który ma zostać załączony do ORS, należy wykonać kopię (kserokopię) oryginału dokumentu wystawionego pisemnie, a następnie kopię tę opatrzyć odręcznie treścią:
|
Potwierdzam za zgodność z oryginałem oraz aktualność na dzisiaj, tj. [data aktualna w chwili składania oświadczenia] r.1
[podpis, pieczęć imienna2, pieczęć organizacji2] |
Przykład:
3. Po naniesieniu klauzuli potwierdzenia należy wykonać skan dokumentu. Sugerowane jest wykonanie skanu w rozdzielczości 150-200 dpi, w kolorze, do pliku w formacie PDF. W przypadku dokumentów wielostronnych należy połączyć je w jeden plik PDF. Plik PDF musi być czytelny.
4. Przy nazywaniu pliku PDF należy korzystać z przyjętego poniżej formatu:
RRRR.MM.DD_[krótki opis dokumentu]3
Przykład:
2024.07.03_Zaświadczenie wybór burmistrza_Nowak_Jan.pdf
5. Dokumenty wydane elektronicznie, tj. podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, załącza się w takiej postaci, w jakiej są, bez nanoszenia jakichkolwiek adnotacji.
6. Przygotowane do aktualizacji dokumenty należy wprowadzać do ORS z wykorzystaniem strony www: https://webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc (menu boczne ORGANIZACJE --> MOJE ORGANIZACJE).
7. W systemie ORS dokumenty w pierwszej kolejności należy aktualizować poprzez dodanie kolejnej jego wersji, jeśli wersja starsza danego dokumentu się tam znajduje4.
8. Aktualizacji dokumentu dokonuje się z wykorzystaniem funkcji dodaj nową wersję dokumentu (ADD NEW DOCUMENT VERSION).
9. Jeżeli w ORS dodawany jest nowy dokument, należy skorzystać z funkcji dodaj dokument (ADD DOCUMENT).
10. Dokumenty warto grupować wg dostępnych kategorii dokumentów:
Przykładowo:
- w kategorii Legal Entity dołączane są dokumenty związane z organizacją jako całością (np. statut, umowa spółki, akt założycielski itd.);
- w kategorii Legal Representative authorisation dołączane są pełnomocnictwa;
- w kategorii Legal Representative identity document dołączane są dokumenty związane z reprezentacją organizacji (np. zaświadczenie o wyborze na wójta, uchwała powołująca członka zarządu powiatu, powołanie skarbnika powiatu, dokument potwierdzający wybór rektora etc.);
- w kategorii Registration document dołączane są dokumenty związane z rejestracją podmiotu we właściwym rejestrze (np. wyciąg z ewidencji klubów sportowych prowadzony przez właściwego terytorialnie starostę);
- w kategorii Other dołączane są pozostałe dokumenty, których nie da się zakwalifikować do powyżej opisanych kategorii.
11. Należy pamiętać, że dokumenty należy aktualizować, szczególnie przed zdarzeniami w cyklu życia projektu, które wiążą się z dokonywaniem czynności (oświadczeń) wobec Narodowej Agencji, np. złożenia wniosku o udzielenie dotacji, zawarcia umowy, aneksu, złożenia raportu częściowego, raportu końcowego.
12. Więcej informacji o ORS można zaleźć na stronie www: https://eks.org.pl/jak-zlozyc-wniosek-o-projekt.
13. W razie wątpliwości prosimy o kontakt z opiekunem projektu.
1 Przez 3 miesiące od tej daty Narodowa Agencja będzie mogła uznać ten dokument za aktualny (patrz pkt 1). Potwierdzenie aktualności dokumentu oznacza, że możliwe jest posługiwanie się nim w obrocie prawnym.
2 Jeśli dotyczy (posiada). Chodzi tutaj o reprezentanta prawnego (w przypadku kilku uprawnionych wystarczy jeden z nich) lub osobę przez niego umocowaną (działającą na podstawie pełnomocnictwa)
3 Data wskazana w klauzuli opisanej w pkt 2
4 Przykładowo: poprzez zastąpienie dokumentu dotyczącego byłego członka zarządu dokumentem dotyczącym nowego członka zarządu, zastąpienie dokumentu dotyczącego byłego starosty dokumentem dotyczącym nowego starosty itd.